Raad van Advies

Er zijn nog nooit zo weinig faillissementen geweest als in 2020 en dat tijdens zo’n wereldwijde pandemie. Voor veel bedrijven lijkt het nog best ‘goed’ te gaan dankzij overheidssteun, uitstel van belastingen en soepele betalingsregelingen van crediteuren.

Uitstel wil echter niet zeggen dat dat tot afstel leidt. Daarom van groot belang om je liquiditeitspositie voor de korte en cash flow voor de langere termijn goed  inzichtelijk te hebben . En? Hoe is dat voor jouw bedrijf, heb jij zicht op de exacte inkomende en uitgaande betalingen? Hou je ‘gewoon’ de stand van je bankrekening(en) in de gaten of heb/wil je meer inzicht?

 Twee begrippen die regelmatig door elkaar heen lopen zijn:

 Cash Flow (prognose): 

• voor beleggers: de som van de winst (na belasting) en de afschrijvingen
• 1 op 1 vertaald: de kasstroom van inkomende en uitgaande betalingen
• voor banken vaak: de ontwikkeling van de verwachte omzet, inkoop en algemene kosten de komende maanden. ‘Verwachte’ als in waarschijnlijk maar niet 100 % zeker
• in het onderwijs: de winst uit gewone bedrijfsuitoefening min de vennootschapsbelasting en daarbij opgeteld de afschrijvingen van dat jaar 

Liquiditeitsbegroting (werkelijkheid):

• de ontwikkeling van het beschikbare geld de komende periode gebaseerd op het huidige saldo en de reeds vaststaande bedragen (inclusief BTW) die in deze periode betaald of ontvangen worden. ‘Vaststaande’ als in vrijwel 100 % zeker omdat facturen al verstuurd en/of ontvangen zijn en afspraken over termijnen gemaakt zijn.

Genoeg over de theorie, want wat heb ik hieraan als ondernemer? Als je inderdaad jouw bedrijf stuurt vanuit gevoel over de omzet(ontwikkeling) en het banksaldo, dan is daar ‘zolang het goed gaat’ niks mis mee. De crux zit ‘m dan ook in ‘zolang het goed gaat’ en er altijd voldoende liquide middelen zijn om aan de verplichtingen te voldoen. Wat mij betreft bepaalt elke ondernemer zelf wat dat voor hem of haar betekent: goed gaan. In de praktijk van persoonlijk bedrijfsadviseur is dit vaak een optel som van drie zaken: Plezier, Vrije Tijd, Inkomen, nu en in de toekomst. 

Beide begrippen van dit artikel zijn daarom van groot belang om te beheersen. De Cash Flow (prognose) laat zien hoe de winstgevendheid van het bedrijf zich ontwikkelt. Daarom vaak van groot belang voor een financieringsaanvraag omdat de geldschieter wil zien of er voldoende resultaat geboekt wordt om de rente te betalen en de lening af te lossen. Daarom is bovenstaande uitleg ‘voor banken’ een goede werkbare en de ondernemer zelf is in feite ook de geldschieter door meer of minder winst op te nemen en te investeren in het bedrijf.

De liquiditeitsbegroting zorgt voor de aansluiting tussen de korte termijn (zeg een week of vier tot acht) en de langere termijn (zeg 12 maanden). Deze laatste periode is vooral afhankelijk van de termijn waarin een bepaalde investering zich terug moet verdienen. De ontwikkeling van de liquiditeit gaat over de korte termijn; welke klanten moeten echt op tijd (gaan) betalen om onze medewerkers, leveranciers tijdig te betalen. En andersom wanneer het echt krap wordt; welke leveranciers kunnen we om uitstel vragen en welke afspraken kunnen we met de belastingdienst maken. De genoemde aansluiting wordt gemaakt door het eindsaldo van de liquiditeitsbegroting van de maand op te nemen in de cash flow prognose.

Hoe maak ik dan deze twee overzichten?

Cash Flow (maandelijks of eens per kwartaal)

• Het eindsaldo van het einde van de betreffende periode uit de liquiditeitsbegroting
• Tel daar bij op het saldo van de te verwachten omzet (exclusief BTW) in die maand
• Trek daar vanaf het saldo van de te verwachte inkopen (exclusief BTW) in die maand
• Trek hier ook vanaf het totaal van de algemene en directe kosten (voor zover nog niet in de liquiditeitsbegroting opgenomen) 
• Tel hier bij op de te ontvangen BTW en trek de te betalen BTW er vanaf
• Trek hier het verschil vanaf tussen de te ontvangen BTW en de te betalen BTW omdat dit verschil volgende maand of volgend kwartaal moet worden afgedragen
• Trek hier de periodieke afbetaling van leningen vanaf
• Tel hier de periodieke te ontvangen aflossingen bij op
• Tel hier de afschrijvingen bij op (deze zijn wel kosten maar geen uitgaven en zitten in de algemene en/of directe kosten
• Begin elke maand met het eindsaldo van de cash flow in de voorgaande maand.

Liquiditeitsbegroting (één of tweewekelijks)

De meeste boekhoudprogramma’s kunnen meestal wel een overzicht maken, maar dat geeft dan de totalen over de maanden weer. Voor bedrijven waar de liquiditeit krap is (door stevige groei en/of slechte resultaten) is dat onvoldoende om te sturen. Maak daarom een overzicht van openstaande debiteuren en crediteuren betalingen (inclusief BTW) en sorteer deze op betalingsdatum. Zodoende kan je gemakkelijk per dag het saldo berekenen en weet je meteen of je die dag voldoende ruimte hebt om je betalingen (op tijd) te doen. Zo’n overzicht kan er als volgt uitzien:

*Saldo is de uitkomst van: actuele banksaldo min het te betalen bedrag of plus het te ontvangen bedrag. Vergelijk dit saldo met het beschikbare geld; het totaal van de beschikbare bankrekeningen inclusief een eventueel rekening courant krediet.

Om dit overzicht compleet te maken voeg je hier de vaste bedragen aan toe die meestal nog niet direct via een factuur geboekt worden. Zoals de loonbelasting, het totaal van de netto lonen, de BTW afdracht of teruggave, e.d. Mocht het nog niet goed uit het boekhoudsysteem blijken, dan is uit dit overzicht heel gemakkelijk af te leiden met welke (grote) klant en/of (grote) leverancier spoedig nadere afspraken gemaakt moeten worden.

[afhankelijk van periode dat we dit posten een relatie met vakantiegeld leggen]