Het aannemen van extra personeel kan zowel een toevoeging als een last voor je bedrijf zijn. In de praktijk zien we soms ondernemers in een spagaat terecht komen: ze willen groeien, maar blijven veel zelf doen om vooral niet te veel personeel aan te nemen. Meer personeel geeft volgens hen te veel gedoe: zij kosten meer dan dat ze opleveren en beperken daarmee de groei van de onderneming. Maar de beperking van groei zit bij zo’n ondernemer vooral in de beperkte tijd die hij of zij aan het bedrijf kan besteden.
Hoeveel tijd besteed jij aan jouw bedrijf?
Menig ondernemer vindt het wat kort door de bocht, door te stellen dat een structurele werkweek van 80 uur duidt op meer dan voldoende werk en dat de helft van dat werk uitbesteed kan worden aan een nieuwe werknemer. Ondernemers stellen dat het niet zo makkelijk gaat en deze lange werkweek vooral komt door het herstellen van fouten en dichtlopen van gaten. Ze hebben daarom dus wel degelijk een punt. Dat noemen wij dan winstlekkage, want die ondernemer kan zijn of haar tijd wel beter gebruiken, zowel zakelijk als privé.
Sta jij zelf verdere groei in de weg?
Belangrijk voor een ondernemer die als éénpitter of met een klein team start, is het binnenhalen van de opdrachten en vervolgens het realiseren daarvan. Logisch dat in deze situatie de ondernemer veel dezelfde activiteiten en taken heeft als zijn of haar medewerkers. Wanneer de onderneming groeit, verschuift het begrip 'belangrijk' voor deze ondernemer vooral naar acquisitie en management. En als deze ondernemer dan blijft 'hangen' in de operatie, wordt hij of zij zelf de groeibeperkende factor. Want hoeveel uren je ook in/voor jouw onderneming aan het werk bent, de tijd die je aan operationele taken besteedt, is niet beschikbaar voor acquisitie, strategie, klantbehoud en groei.
Wat moet een nieuwe medeweker jou opleveren?
Wees niet te bevreesd om personeel aan te nemen, zolang je dat maar weloverwogen en met een duidelijke doelstelling voor ogen doet. Van medewerkers die direct in de 'operatie' aan de slag kunnen, is de meeropbrengst meestal direct vast te stellen. Na een bepaalde inwerkperiode heeft het bedrijf direct profijt van deze personeelsuitbreiding. Een stuk lastiger vinden ondernemers het wanneer het om de invulling van een staffunctie gaat. De kosten van deze nieuwe medewerker zijn natuurlijk vrij makkelijk te bepalen, maar wat zijn de opbrengsten en wat zijn die opbrengsten je waard?
Heeft jouw bedrijf een waterhoofd?
Net als in de operatie neemt de stafmedewerker jou werk uit handen. De operationele medewerker zorgt dat je direct meer productie kan realiseren en de stafmedewerker zorgt dat andere, meer management-gerichte taken uit jouw handen genomen worden. Om daar werkelijk profijt van te hebben, bepaal je welke werkzaamheden je wilt uitbesteden. Wanneer bijvoorbeeld een medewerker de planning en projectmanagementtaken van opdrachten gaat overnemen, hou je zelf tijd over. Door die tijd goed in te zetten, zullen naast de personeelskosten ook de omzet en winst stijgen. Deze vrijgekomen tijd kun je bijvoorbeeld inzetten door innovaties te realiseren die meer opdrachten of een efficiënter productieproces opleveren, of juist voor meer vrije tijd.
Wat geeft voor jou de doorslag?
Wanneer je erover twijfelt om een extra medewerker aan te nemen, kunt je jezelf de volgende vragen stellen:
- Wil je in het operationele deel van jouw organisatie iemand aannemen omdat de werkdruk te hoog dreigt te worden? Probeer dan vast te stellen of dat komt door meer orders of door inefficiënt werken. Meer orders zorgen ervoor dat de personeelsuitbreiding een meeropbrengst heeft, maar 'harder dweilen met de kraan open' heeft dat niet.
- Ook bij het aannemen van stafmedewerkers geldt de vraag of het te druk dreigt te raken door vraag vanuit de markt of doordat er inefficiënt gewerkt wordt. Bepaal eerst of deze uitbreiding leidt tot meer winst en/of meer omzet.
- Wat is de ROI (Return On Investment) van de nieuwe medewerker en hoe snel wil je deze realiseren? Of misschien nog wel beter: de COI (Cost Of Inactive), wat gebeurt er als je de medewerker niet (succesvol) in dienst neemt? Heeft dit effect op jouw gezondheid, relaties en vriendschappen?
- Hoe is de verhouding van het aantal stafmedewerkers t.o.v. het aantal operationele medewerkers? Kijk eens om je heen in hoeverre dat voor jouw bedrijf in de pas loopt met concurrenten en vergelijkbare bedrijven. Zeker, jouw bedrijf is uniek, maar het is wel een handige indicatie.
Dat het aannemen en ontslaan van personeel invloed heeft op jouw winst, dat weet je wel. Belangrijk is dus om de consequenties daarvan goed in te zien en te volgen of het aannemen of ontslaan leidt tot het gewenste resultaat.
