E-mailetiquete

6. Pas op voor overmatige uitroeptekens
Als je de gewoonte hebt om uitroeptekens te gebruiken, zorg er dan voor dat je ze beperkt bij het uiten van je enthousiasme of opwinding.

Sommige mensen hebben de neiging om dit leesteken te veel te gebruiken en eindigen met het gebruik van meerdere uitroeptekens in een tijdsbestek van een paar zinnen. Hierdoor kan de schrijver overdreven gretig of zelfs onvolwassen overkomen. Gebruik ze spaarzaam en alleen als het echt nodig is.

7. Wees voorzichtig bij het gebruik van humor
Zonder de bijbehorende gezichtsuitdrukkingen of de toon van de stem, kan elke humor die via e-mail wordt gebruikt gemakkelijk verloren gaan in de vertaling. In feite is het beter om alle vormen van humor liever uit de professionele e-mailuitwisseling te laten, tenzij je de ontvanger heel goed kent.

Ook is iets dat je persoonlijk grappig vindt, misschien niet in de verste verte amusant voor iemand anders. In sommige gevallen kan humor zelfs grof of kwetsend lijken, dus bij twijfel kun je het het beste weglaten.

8. Beantwoord al uw e-mails
De dramatische veranderingen die we dit jaar hebben ondergaan als gevolg van de COVID-19-pandemie hebben geleid tot grote veranderingen in de manier waarop we zaken doen. Onze communicatie op de werkplek verandert drastisch en hoe we onze e-mail gebruiken is daar een perfect voorbeeld van.

Het is moeilijk om elke e-mail die u ontvangt te beantwoorden, maar het is een goede e-mailetiquette om het op zijn minst te proberen. Dit geldt ook voor e-mails die per ongeluk naar u zijn verzonden: een antwoord is niet verplicht, maar het is altijd een goede e-mailetiquette.

Zelfs iets korts is voldoende: "Ik weet dat je het erg druk hebt, maar ik geloof dat je deze e-mail per ongeluk naar mij hebt gestuurd. Ik wilde het je laten weten, zodat je het bij de juiste persoon kunt krijgen.”

9. Altijd proeflezen voordat u op verzenden drukt
Vertrouw niet alleen op uw standaard spellingcontrole. Uw e-mailontvangers zullen waarschijnlijk fouten opmerken, en hoewel iedereen af ​​en toe een typefout overkomt, kunnen herhaalde fouten en spelfouten er slordig uitzien.

Net als autocorrectie, kun je spellingcontrole niet altijd vertrouwen. Daarom presenteert Zoho u Zia, onze schrijfassistent, die niet alleen uw spelling controleert, maar ook contextuele correcties aanbrengt.

10. Voeg het e-mailadres toe nadat je het bericht hebt opgesteld
Wilt u voorkomen dat u per ongeluk een e-mail verzendt voordat u klaar bent met typen en proeflezen van het bericht? Het is een goede gewoonte om eerst uw e-mail te typen en vervolgens het e-mailadres van de ontvanger toe te voegen wanneer u klaar bent om het bericht te verzenden.

11. Controleer de adressen van de ontvangers nogmaals
Doe je best om nauwkeurig te zijn en let vooral op wanneer je een naam uit je contactenlijst typt op de regel "Aan". Het is helaas heel gemakkelijk om de verkeerde naam te kiezen, wat beschamend kan zijn voor jou en de persoon die de e-mail per ongeluk ontvangt. Maak ook verstandig gebruik van CC en BCC in e-mail om onoverzichtelijke gesprekken te voorkomen.

12. Bedenk altijd hoe culturele verschillen uw communicatie kunnen beïnvloeden
E-mailmarketing is een van de meest kosteneffectieve manieren om een ​​breed scala aan mensen te bereiken, en het is eenvoudig in te stellen. Maar het kan heel gemakkelijk leiden tot miscommunicatie vanwege culturele verschillen, vooral wanneer je ontvanger je gezichtsuitdrukking of lichaamstaal niet kan zien.

Indien mogelijk is het een goed idee om uw bericht aan te passen aan de culturele context van de door u gekozen ontvanger.Houd er rekening mee dat er waarschijnlijk ook tijdzoneverschillen zijn waarmee u rekening moet houden.

13. Houd je lettertypen eenvoudig en klassiek
Elk lettertype heeft zijn eigen plaats en tijd, maar als het om zakelijke communicatie gaat, is het beter om uw lettertypen en hun relevante formaten en kleuren eenvoudig en klassiek te houden.

De belangrijkste vuistregel is dat je berichten goed leesbaar moeten zijn. Het is meestal het beste om te gaan voor een 11-punts of 12-punts lettergrootte en een gemakkelijk te lezen schreefloze tekst zoals Calibri, Helvetica of Arial. Het lijkt misschien saai, maar zwart is de veiligste en gemakkelijkst leesbare keuze wat betreft kleur. Probeer tekstmarkering en het gebruik van vet, cursief en onderstrepen tot een minimum te beperken. Deze effecten kunnen belangrijke informatie helpen opvallen, maar er chaotisch uitzien als ze te vaak worden gebruikt.

14. Segmenteer uw communicatie
Een van de beste manieren om uw communicatie te personaliseren, is om uw e-maillijst te segmenteren. Een segmentatiefunctie is absoluut iets dat zou moeten worden geleverd met elke e-mailmarketingtool die u gebruikt.

Door uw e-maillijsten te segmenteren, kunt u uw campagnes gemakkelijker targeten op basis van uw klantengroepen, waardoor u uw berichten beter kunt afstemmen op uw ontvangers.

15. Denk aan je toon
Ten slotte, net zoals humor verkeerd kan worden opgevat, kan uw schrijftoon gemakkelijk verkeerd worden begrepen zonder het perspectief dat u kunt krijgen door uw stem te horen. Als gevolg hiervan is het gemakkelijk om abrupt over te komen als u gewoon rechtlijnig probeert te zijn.

Lees uw e-mail hardop voor voordat u deze verzendt. Als het negatief of grof op je overkomt, zal het zeker zo worden ervaren door de lezer. Als je positieve resultaten wilt, onthoud dan je basismanieren: zeg "alsjeblieft" en "dank je", en probeer geen woorden te gebruiken die overdreven negatief of dramatisch zijn.