6. Pas op voor overmatige uitroeptekens
Als je de gewoonte hebt om uitroeptekens te gebruiken, zorg er dan voor dat je ze beperkt bij het uiten van je enthousiasme of opwinding.
Sommige mensen hebben de neiging om dit leesteken te veel te gebruiken en eindigen met het gebruik van meerdere uitroeptekens in een tijdsbestek van een paar zinnen. Hierdoor kan de schrijver overdreven gretig of zelfs onvolwassen overkomen. Gebruik ze spaarzaam en alleen als het echt nodig is.
7. Wees voorzichtig bij het gebruik van humor
Zonder de bijbehorende gezichtsuitdrukkingen of de toon van de stem, kan elke humor die via e-mail wordt gebruikt gemakkelijk verloren gaan in de vertaling. In feite is het beter om alle vormen van humor liever uit de professionele e-mailuitwisseling te laten, tenzij je de ontvanger heel goed kent.
Ook is iets dat je persoonlijk grappig vindt, misschien niet in de verste verte amusant voor iemand anders. In sommige gevallen kan humor zelfs grof of kwetsend lijken, dus bij twijfel kun je het het beste weglaten.
8. Beantwoord al uw e-mails
De dramatische veranderingen die we dit jaar hebben ondergaan als gevolg van de COVID-19-pandemie hebben geleid tot grote veranderingen in de manier waarop we zaken doen. Onze communicatie op de werkplek verandert drastisch en hoe we onze e-mail gebruiken is daar een perfect voorbeeld van.
Het is moeilijk om elke e-mail die u ontvangt te beantwoorden, maar het is een goede e-mailetiquette om het op zijn minst te proberen. Dit geldt ook voor e-mails die per ongeluk naar u zijn verzonden: een antwoord is niet verplicht, maar het is altijd een goede e-mailetiquette.
Zelfs iets korts is voldoende: "Ik weet dat je het erg druk hebt, maar ik geloof dat je deze e-mail per ongeluk naar mij hebt gestuurd. Ik wilde het je laten weten, zodat je het bij de juiste persoon kunt krijgen.”
9. Altijd proeflezen voordat u op verzenden drukt
Vertrouw niet alleen op uw standaard spellingcontrole. Uw e-mailontvangers zullen waarschijnlijk fouten opmerken, en hoewel iedereen af en toe een typefout overkomt, kunnen herhaalde fouten en spelfouten er slordig uitzien.
Net als autocorrectie, kun je spellingcontrole niet altijd vertrouwen. Daarom presenteert Zoho u Zia, onze schrijfassistent, die niet alleen uw spelling controleert, maar ook contextuele correcties aanbrengt.
10. Voeg het e-mailadres toe nadat je het bericht hebt opgesteld
Wilt u voorkomen dat u per ongeluk een e-mail verzendt voordat u klaar bent met typen en proeflezen van het bericht? Het is een goede gewoonte om eerst uw e-mail te typen en vervolgens het e-mailadres van de ontvanger toe te voegen wanneer u klaar bent om het bericht te verzenden.
