11. Controleer de adressen van de ontvangers nogmaals
Doe je best om nauwkeurig te zijn en let vooral op wanneer je een naam uit je contactenlijst typt op de regel "Aan". Het is helaas heel gemakkelijk om de verkeerde naam te kiezen, wat beschamend kan zijn voor jou en de persoon die de e-mail per ongeluk ontvangt. Maak ook verstandig gebruik van CC en BCC in e-mail om onoverzichtelijke gesprekken te voorkomen.
12. Bedenk altijd hoe culturele verschillen uw communicatie kunnen beïnvloeden
E-mailmarketing is een van de meest kosteneffectieve manieren om een breed scala aan mensen te bereiken, en het is eenvoudig in te stellen. Maar het kan heel gemakkelijk leiden tot miscommunicatie vanwege culturele verschillen, vooral wanneer je ontvanger je gezichtsuitdrukking of lichaamstaal niet kan zien.
Indien mogelijk is het een goed idee om uw bericht aan te passen aan de culturele context van de door u gekozen ontvanger.Houd er rekening mee dat er waarschijnlijk ook tijdzoneverschillen zijn waarmee u rekening moet houden.
13. Houd je lettertypen eenvoudig en klassiek
Elk lettertype heeft zijn eigen plaats en tijd, maar als het om zakelijke communicatie gaat, is het beter om uw lettertypen en hun relevante formaten en kleuren eenvoudig en klassiek te houden.
De belangrijkste vuistregel is dat je berichten goed leesbaar moeten zijn. Het is meestal het beste om te gaan voor een 11-punts of 12-punts lettergrootte en een gemakkelijk te lezen schreefloze tekst zoals Calibri, Helvetica of Arial. Het lijkt misschien saai, maar zwart is de veiligste en gemakkelijkst leesbare keuze wat betreft kleur. Probeer tekstmarkering en het gebruik van vet, cursief en onderstrepen tot een minimum te beperken. Deze effecten kunnen belangrijke informatie helpen opvallen, maar er chaotisch uitzien als ze te vaak worden gebruikt.
14. Segmenteer uw communicatie
Een van de beste manieren om uw communicatie te personaliseren, is om uw e-maillijst te segmenteren. Een segmentatiefunctie is absoluut iets dat zou moeten worden geleverd met elke e-mailmarketingtool die u gebruikt.
Door uw e-maillijsten te segmenteren, kunt u uw campagnes gemakkelijker targeten op basis van uw klantengroepen, waardoor u uw berichten beter kunt afstemmen op uw ontvangers.
15. Denk aan je toon
Ten slotte, net zoals humor verkeerd kan worden opgevat, kan uw schrijftoon gemakkelijk verkeerd worden begrepen zonder het perspectief dat u kunt krijgen door uw stem te horen. Als gevolg hiervan is het gemakkelijk om abrupt over te komen als u gewoon rechtlijnig probeert te zijn.
Lees uw e-mail hardop voor voordat u deze verzendt. Als het negatief of grof op je overkomt, zal het zeker zo worden ervaren door de lezer. Als je positieve resultaten wilt, onthoud dan je basismanieren: zeg "alsjeblieft" en "dank je", en probeer geen woorden te gebruiken die overdreven negatief of dramatisch zijn.
